Workflow приложение обзор. Создаем приложение для iOS с помощью Workflow. Знакомство с переменными

Поможет составить скрипты любой сложности, которые ограничены лишь нашей фантазией.

К сожалению, встроенных средств для автоматизации на iOS не предусмотрено. Закрытость мобильной операционной системы сводит к минимуму взаимодействие сторонних приложений меду собой и с самой системой.

Разработчики уже научились находить выход из положения в виде простых решений для автоматизации. Так приложение позволит совершить частоиспользуемые действия в одно нажатие, а система создаст ряд тригеров, которые будут срабатывать при определенном условии.

Сегодня поговорим о самом мощном приложении для автоматизации на iOS – Workflow .

Приложение является универсальным конструктором для создания так называемых рецептов. Каждый из них выполняет строго определенную последовательность действий без участия пользователя.

Сразу довольно сложно разобраться в параметрах Workflow и задать свои настройки автоматизации. В приложении есть большая база уже созданных настроек для различных нужд, можно использовать их, модернизировать скрипты и создавать на их основе новые.

Как это работает

Главное окно приложения состоит из двух разделов в одном находятся готовые скрипты, а во втором присходит управление добавленными рецептами.

Каждый скрипт может быть запущен непосредственно из приложения. Для большего удобства можно создать ярлык на рабочем столе для любого скрипта или добавить их в виджет приложения.

Так получится запускать полезные действия прямо с домашнего экрана или экрана блокировки.

Теперь посмотрим, что же умеет приложение.

Социальные сети

1. Быстро отправь ссылку на свое местоположение

Всего в одно нажатие скрипт получит твое текущее местоположение, создаст метку на карте и поместит ссылку на нее в окно iMessage. Останется только выбрать контакт и отправить данные. Если в настройках задать получателя, тогда после срабатывания Workflow нужно будет лишь нажать кнопку Отправить.

Создай такой скрипт жене и будешь быстро находить её в супермаркете.

2. Поделись своим расписанием

После запуска этого скрипта приложение попросит выбрать дату. Программа просмотрит записи в календаре и подскажет, на какое время можно назначить новую встречу, поход в кино или записаться к врачу.

Текст снова будет помещен в окно создания нового сообщения с возможностью последующей отправки.

3. Расшарь последнее фото

Скрипт в одно нажатие добавляет в Dropbox один или несколько последних фото и сохраняет в буфер обмена ссылку на них. Что может быть проще.

4. Создай коллаж из снимков Instagram

Просто укажи от четырех до девяти фото и приложение создаст коллаж-сетку из снимков. Никакие дополнительные приложения или редакторы фото не понадобятся.

5. Делай репосты одним нажатием

Делись любимыми моментами со всеми еще быстрее.

6. Расскажи, что слушаешь

Всего одно нажатие отделяет твоих подписчиков в Twitter от того, чтобы знать, что ты сейчас слушаешь. Скрипт сгенерирует ссылку на трек или станцию и отправит в социальную сеть.

Теперь все узнают о твоих музыкальных предпочтениях.

Ярлыки для быстрых действий

1. Позвони одним нажатием

Такой скрипт позволит нажатием на иконку вызвать определенного абонента. Можно создать столько ярлыков, сколько тебе нужно и превратить рабочий стол в настоящий SpeedDial.

2. Найди дорогу домой

После запуска этого скрипта навигатор сам определит твое местоположение и проложит дорогу домой, ну или в любое указанное место.

Заблудился – запускай скрипт и направляйся домой.

3. Поделись снимком экрана

Приложение самостоятельно найдет в галерее устройства последний созданный скриншот и расшарит его любым удобным способом. После этого снимок экрана может быть автоматически удален, чтобы не занимать место на устройстве.

4. Веди учет выпитой воды или кофе

Для тех, кто следит за водным балансом организма или за количеством потребленного кофеина, больше не понадобится дополнительное приложение. Скрипт сам добавит указанное количество выпитой жидкости в программу Здоровье.

5. Сканируй QR коды

В iOS нет встроенного сканера для таких кодов. Приходится держать для этого специальное приложение. С Workflow можно ускорить процесс сканирования.

6. Запускай любимую музыку

По аналогии с контактами есть возможность создавать ярлыки для воспроизведения плейлистов, станций или альбомов. Очень удобно, одно нажатие и музыка уже играет, не нужно шерстить медиатеку или пользоваться поиском.

Расширения для браузера

1. Сохрани страницу в PDF

Все просто и понятно, одно нажатие и любая страница сохранена в PDF, можно отправить файл адресату или загрузить в облако.

2. Просмотри HTML-код сайта

Разработчики оценят возможность в одно нажатие переходить к исходному коду страницы даже на мобильном устройстве.

3. Сохрани фото со страницы

Не нужно искать каждую картинку в тексте. Одно нажатие и все фото сохранены в галерее устройства.

4. Открой в другом браузере

Так можно быстро просмотреть сайт, который открыт в Safari, в браузере Chrome или наоборот.

5. Прослушай содержимое статьи

И я не преувеличиваю. Workflow - это приложение для iOS, которое содержит порядка 100 шаблонов различных действий. С его помощью можно создавать гифки, добавлять на домашний экран различные действия, делать PDF страниц прямо в Safari и многое многое другое.

По своей задумке Workflow очень напоминает Launch Center Pro . Оба приложения дают огромные возможности для автоматизации чего угодно. Однако у Workflow есть несколько преимуществ.

Во-первых, актуальность приложения. К примеру, Workflow поддерживает расширения в Safari. Во-вторых, встроенный «магазин» шаблонов. Вы можете создавать новые шаблоны, выкладывать их на обозрение других пользователей и скачивать их творения. Есть вкладка «Featured», в которой собраны самые лучшие шаблоны.

Еще одним преимуществом Workflow является простота. К примеру, вы хотите сделать новый шаблон, который делает несколько фотографий и потом объединяет их в GIF. Для этого достаточно лишь перетащить действие «Take Photo» и «Make GIF» на поле для создания шаблона.

Приложение поддерживает работу с большинством сервисов. Разумеется, есть Evernote, Dropbox и остальные.

И конечно же главная фишка - галерея или магазин шаблонов. Пусть слово «магазин» не ставит вас в заблуждение, все шаблоны здесь абсолютно бесплатны. Есть несколько категорий: расширения, работа с буфером обмена и шаринг.

Для создания собственных шаблонов даны десятки различных действий. Но, если честно, я привык в этом плане доверять другим, более сведущим людям и нашел в магазине всё, что мне когда-нибудь сможет пригодиться. Однако если у вас возникнет идея собственного шаблона, вы без проблем сможете воплотить её в жизнь.

Вот краткий перечень того, что может приложение:

Создавать GIF из ваших фотографий.
Добавлять на рабочий стол иконки избранных контактов.
Делать PDF из страницы в Safari.
Твитить песню, которую вы сейчас слушаете.
Скачивать все изображения с веб-страницы.
Находить ближайшее кафе одним нажатием (не работает в Украине).

И многое другое. Если вам не хватает возможностей iPhone или iPad, то Workflow станет тем, что вы давно искали. Это отличное приложение для автоматизации, с которым, к тому же, очень просто работать.

Практические аспекты использования Workflow в PLM-решениях

Дмитрий Садовников, Николай Ширяев

В настоящее время невозможно представить серьезную PDM/PLM-систему, которая не имела бы в своем составе средств автоматизации бизнес-процессов и документооборота — Workflow. Но, к сожалению, в ряде случаев при внедрении PDM/PLM-решения происходит недооценка значения этой подсистемы, и Workflow используется в лучшем случае как простая система внутренней электронной почты предприятия. В данной статье мы постарались дать читателям более полное представление о возможностях подсистемы Workflow на примере соответствующей подсистемы решения Lotsia PDM PLUS.

Что такое Workflow

Прежде всего давайте разберемся с терминологией. Международная организация Workflow Management Coalition (WfMC) определяет термин Workflow следующим образом: это «автоматизация бизнес-процесса, полная или частичная, при которой документы, информация или задачи передаются от одних участников другим для выполнения действий в соответствии с набором методологических (процедурных) правил». То есть речь идет об автоматизации не только документооборота, но и бизнес-процессов. При этом под бизнес-процессом понимается совокупность взаимосвязанных процедур или мероприятий, которые реализуют бизнес-задачу или цель бизнес-политики, как правило, в контексте организационной структуры предприятия с заданными ролями и отношениями между персоналом. Данное определение представляется нам более корректным и понятным, чем используемое в публикациях ряда отечественных авторов словосочетание «поток работ», представляющее собой прямую кальку с английского.

Фактическая реализация автоматизации бизнес-процессов ложится на системы класса Workflow Management System, которые описывают, создают и управляют выполнением бизнес-процессов через использование программного обеспечения, применяющего один или более инструментов для обработки бизнес-процессов. Данные инструменты интерпретируют описание бизнес-процесса, взаимодействуют с его участниками и, где это требуется, используют программные инструменты и приложения.

Отличия систем Workflow от систем электронной почты

Люди, не знакомые с системами Workflow, часто спрашивают, зачем им система Workflow, если у них уже есть программа электронной почты.

Основные различия между ними следующие:

полная контролируемость состояния процесса в любой момент времени. Электронную почту можно сравнить с рогаткой, из которой вы «выстреливаете» свое сообщение и далее его уже не контролируете. Получатель может переадресовать ваше сообщение кому-то еще, и вы об этом не узнаете. В системах Workflow вы в любой момент можете посмотреть, где именно находится ваше сообщение и какие действия с ним производились;
возможность автоматизировать сложные бизнес-процессы. Системы Workflow позволяют не только обмениваться сообщениями и пересылать файлы, но и выполнять различные действия (например, запускать скрипт, изменять права доступа к документам и т.п.) в автоматическом режиме в зависимости от заданных при описании бизнес-процесса условий. Также большинство систем Workflow поддерживает механизм транзакций;
визуальное описание бизнес-процессов. В большинстве систем Workflow присутствуют графические редакторы, позволяющие строить сложные схемы бизнес-процессов;
устойчивая повторяемость бизнес-процессов в Workflow достигается за сет использования предварительно настроенных шаблонов;
существенно большие возможности по анализу процессов в Workflow благодаря хранению информации по процессам в единой базе данных.

Назначение подсистемы Workflow систем PDM/PLM

В системах PDM/PLM подсистема Workflow используется, как правило, для решения следующих задач:

управление процессами поддержки жизненного цикла продукции;
управление маршрутизацией документов;
управление процессом утверждения документации и проведением изменений;
управление организационно-техническими мероприятиями;
управление маршрутизацией форм;
организация информационных рассылок.

Разумеется, этот перечень может варьироваться в зависимости от специфики предприятия и не является исчерпывающим.

Основные функциональные возможности подсистемы Workflow систем PDM/PLM

Применительно к реализации в системах PDM/PLM подсистема Workflow обычно обладает следующими функциональными возможностями:

графическое описание шаблонов бизнес-процессов;
последовательная маршрутизация;
параллельная маршрутизация (в том числе с динамическим распараллеливанием работ);
комбинированная маршрутизация;
построение сложных бизнес-процессов с вложенными подпроцессами;
изменение маршрутов «на лету»;
автоматизация присвоения и изменения атрибутов объектов;
автоматизация изменения прав доступа к объектам и документам;
поддержка голосований и подготовки совещаний;
перенаправление заданий (замена исполнителей);
нотификация;
интеграция с системами электронной почты.

Данные функциональные возможности позволяют решать широкий перечень практических задач. Давайте рассмотрим, как это может применяться на практике.

Описание бизнес-процессов

Важной задачей для успешного перехода к электронному документообороту является представление бизнес-процессов в форме, которая поддерживает автоматизированную обработку. При внедрении сложных информационных систем сейчас часто применяют системы реинжиниринга бизнес-процессов (BPR). Описание бизнес-процесса в них состоит из совокупности мероприятий и их взаимоотношений, критериев для обозначения начала и окончания процесса и информации об отдельных мероприятиях, например участниках, связанных программных приложениях и данных и т.п., описанных с использованием определенной методологии и нотации.

Современные системы Workflow в ряде случаев успешно справляются с задачами описания бизнес-процессов (Process Definition) практически любого уровня сложности, включая вложенные подпроцессы (sub-processes). В подсистеме Workflow программы Lotsia PDM PLUS для описания шаблонов бизнес-процессов служит визуальный редактор, позволяющий строить описание процессов в режиме drag-and-drop. При этом описание процесса может включать как неавтоматизированные, так и автоматизированные мероприятия, а также идентифицирует различные мероприятия (activities), методологические правила и связанную управляющую информацию для управления последовательностью действий во время выполнения процесса.

Может применяться как последовательная, так и параллельная или комбинированная маршрутизация. А широкое использование возможностей по выбору данных из различных справочников и классификаторов минимизирует возможные ошибки, связанные с ручным вводом информации и избавляет пользователей системы от рутинных процедур.

На основании построенных шаблонов бизнес-процессов в дальнейшем исполняются отдельные экземпляры процессов, с каждым из которых связан специфический набор данных, относящихся к этому отдельному экземпляру процесса (Workflow Case).

Такое формализованное описание бизнес-процессов удовлетворяет требованиям стандартов менеджмента качества серии ISO 9000 в части устойчивой повторяемости процессов.

При описании бизнес-процесса в системе Workflow сразу же создаются экранные формы и контекстная справка для пользователей системы.

Типичными примерами шаблонов бизнес-процессов применительно к использованию в PDM/PLM-системах являются:

процесс разработки и утверждения проектной, конструкторской или технологической документации по ЕСКД/СПДС (в том числе с многократным представлением документов на утверждение);

процесс проведения изменений по ЕСКД;
процесс обмена информацией с контрагентами и смежными подразделениями;
процесс выдачи задания.

Конечно же, формальное описание бизнес-процесса не отменяет возможность свободной маршрутизации и обмена сообщениями, которые также применяются в системах Workflow.

Проверка бизнес-процесса

Важным моментом при моделировании бизнес-процессов является проверка валидности созданного процесса. При этом процесс проверяется на отсутствие необходимых экранных форм, заданных исполнителей и условий перехода между задачами (этапами), наличие незавершенных действий и т.п. Редактор Workflow системы Lotsia PDM PLUS включает средства автоматической проверки шаблонов бизнес-процессов, что значительно облегчает процедуру их создания и контроля.

Запуск экземпляра процесса

После того как шаблон бизнес-процесса создан, по нему может быть запущено на исполнение неограниченное количество экземпляров бизнес-процесса. На данном этапе работы системы переменные из шаблона бизнес-процесса заменяются специфическими для этого экземпляра процесса значениями.

Для сложных шаблонов бизнес-процессов, имеющих различные варианты работы с ними исполнителей, могут применяться динамическое распараллеливание работ и условные переходы. Также могут быть проведены динамическое назначение исполнителей, замена исполнителя, переадресация работы и т.д.

При этом у участвующего в процессе исполнителя при передаче ему задания (перехода процесса на этап, в котором участвует данный пользователь) в его личном окне заданий и сообщений появляется соответствующее сообщение, которое может дублироваться специальным уведомлением, срабатывающим даже в том случае, если система Lotsia PDM PLUS не запущена на его компьютере.

Контроль состояния бизнес-процесса

Одним из неоспоримых достоинств Workflow является возможность как проконтролировать в любое время состояние исполняющегося процесса, так и получить сводный отчет по выполнению всех процессов.

Lotsia PDM PLUS позволяет визуально определить состояние любого процесса на карте, а также получить отчет по контролю исполнения.

Также администратор системы может настроить специализированные отчеты по контролю за исполнением интересующих его бизнес-процессов.

Для всех карт бизнес-процессов и свободных сообщений автоматически ведется история переписки, по которой в любой момент можно просмотреть, например, всю цепочку движения интересующего вас документа, включая информацию о времени получения и прочтения соответствующих сообщений.

Все эти возможности существенно облегчают выполнение организацией требований стандартов серии ISO 9000 в части протоколирования действий пользователей и контроля исполнения.

Использование специализированных функций

Помимо возможностей, стандартных для профессиональных систем Workflow (таких как информационные рассылки, управление правами доступа и т.п.), Lotsia PDM PLUS включает ряд настраиваемых специализированных функций. Одной из них является возможность организации электронных голосований. При этом участники голосования могут голосовать по нескольким вопросам в рамках одного голосования, высказывать особое мнение и делать комментарии. Итоги голосования могут обрабатываться различным образом и отображаться в наглядной форме.

Встроенный клиент электронной почты и интеграция со средствами ввода информации

Одним из преимуществ Workflow системы Lotsia PDM PLUS является наличие встроенного почтового клиента. На практике это означает поддержку протоколов POP3 и SMTP. Для каждого пользователя в Lotsia PDM PLUS может быть настроено несколько учетных записей внешней электронной почты. Таким образом, и внутренняя и внешняя переписка хранится в одной базе данных и ведется совершенно прозрачно. Наиболее ценным здесь представляется автоматическое увязывание внутренней и внешней переписки по определенному вопросу в сквозную цепочку истории переписки. Типичный пример: внешнее сообщение пересылается внутреннему адресату, его ответ пересылается обратно внешнему адресату, внешний адресат вновь отвечает и т.д. и т.п. В данной ситуации Lotsia PDM PLUS автоматически свяжет все эти сообщения между собой и наглядно отобразит всю цепочку писем в истории переписки.

В то же время очень удобна возможность использования встроенного диспетчера входящих писем. Благодаря ему пользователь может сам выбрать, какие внешние письма следует поместить в базу данных Lotsia PDM PLUS.

Принятые в Lotsia PDM PLUS внешние сообщения могут маршрутизироваться точно так же, как и сообщения внутренних адресатов.

Интеграция со средствами ввода информации дает возможность сразу же поместить в систему отсканированный документ и задействовать его в бизнес-процессе (или отправить по предварительно заданному маршруту).

Данные функции делают удобным обмен информацией с организациями, не имеющими систем PDM/PLM.

Workflow и реинжиниринг бизнес-процессов

В работе любого предприятия наступает момент, когда его бизнес-процессы требуют пересмотра и модернизации. Использование Workflow также может помочь на стадии реинжиниринга бизнес-процессов.

Для анализа и оптимизации бизнес-процессов можно воспользоваться накопленной статистикой по выполненным процессам. Данные по процессам при этом, с целью снижения нагрузки на рабочий сервер системы PDM/PLM, имеет смысл выгрузить в отдельную базу данных и анализировать с помощью специальных средств (OLAP и т.п.). Но первичный анализ можно проводить и с помощью входящего в состав решения Lotsia PDM PLUS генератора отчетов.

На основании полученных данных можно определить критические точки (критические задачи, подразделения, исполнителей и т.п.) процессов и далее изменить шаблоны бизнес-процессов в целях их оптимизации.

Данные возможности подсистемы Workflow облегчают поддержку требований стандартов серии ISO 9000 в части аудита бизнес-процессов.

П оложительный опыт внедрения Workflow

Как показывает опыт внедрения подсистемы Workflow решения Lotsia PDM PLUS, производительность труда за счет внедрения автоматизации бизнес-процессов возрастает в среднем в несколько раз, а для отдельных задач (например, выдача заданий смежным подразделениям в проектных организациях) — в десятки раз.

К сожалению, формат журнальной статьи не дает возможности подробно рассказать обо всех полезных функциях подсистемы Workflow, желающие более подробно ознакомиться с ними могут сделать это на регулярно проводимых группой компаний «Лоция Софт» бесплатных семинарах.

Признаюсь, что у меня, возможно, слегка нездоровая тяга к автоматизации - я постоянно создаю различные связки между приложениями и сервисами, активирую какие-то скрипты по геолокации или копаюсь в возможностях Automator на Mac. На смартфоне бессменным спутником остается IFTTT - потому что применений этому приложению можно найти бесконечно много. А теперь к нему присоединилась и другое приложение - автоматор Workflow, который в последнем обновлении получил получил более дружественный интерфейс и стал проще для использования.

Многие по-настоящему хорошие приложения сталкиваются с так называемой болезнью бутолочного горлышка. Пользователи не догадываются про обширные возможности, предпочитая ограничиваться максимально простыми и доступными для понимания действиями. Ничего хорошего такая тенденция в перспективе не сулит и разработчики это прекрасно понимают. Поэтому берутся за дизайнерские инновации - порой свежий и продуманный интерфейс может так взбодрить пользователя, что никакой дополнительной функциональности он уж точно не потребует. Подобный трюк уже провернули с Apple Music, которая радикальной сменила интерфейс и стала нагляднее - с большими шрифтами и массивными плитками. Тренд заметили, подхватили и стали грамотно использовать. В том числе и Workflow, о котором UiP уже два года назад.

За это время приложение не потеряло привычных элементов, вроде конструктора скриптов, выполненного в лучших традициях настольного Automator. Зато самый познавательный раздел - галерея со списком новых скриптов, стала выглядеть значительно чище и понятнее. Пока что приложению далеко до огромного компьюнити, которое подпитывает возможности того же IFTTT, но прогресс заметен. Разделов немного: они сконцентрированны вокруг музыкального раздела, создания Gif-анимаций, отложенного чтения. Зато своих возможностей по-прежнему огромное количество: благодаря тому, что Workflow умеет создать последовательности из нескольких этапов, а не ограничен двумя шагами, предприимчивому уму есть где развернуться.

Но для меня обновленное приложение стало, скорее, продвинутым контроллером. Все дело в новом применении фирменного виджета - теперь он выводит до шести избранных скриптов, многие из которых помогают обойти лишние пять-шесть кликов в системе. Например, пригодилась возможность быстрого создания гифок из прослушанных альбомов, а также твиты песен. Но особое внимание заслужили возможности для работы с Apple Watch. Все дело в специфике девайса, который сам по себе очень ограничен в возможностях ввода - запускать последовательности действия с небольшого экрана особенно удобно. С переменным успехом это может выполнять и Siri, но голосовой помощник от Apple не всегда срабатывает корректно. А вот скрипты на Watch грузятся с завидной стабильностью.

Другое дело, что их применение по-прежнему ограничено - в большинстве своем это микс из возможностей набора предустановленных приложений. Сторонних приложений явно не хватает, потому что с ними приложение вышло бы на какую-то предельную границу полезности. При том, что Workflow поддерживает многоэтапные скрипты, можно было бы одним кликом приводить в работу целый ряд программ. Это все уже есть на Mac - визуальный редактор Automator и простенький язык AppleScript творят там чудеса, как и расширенный «пауэрпаком» поисковик Alfred. Но iOS порой до боли проста и прямолинейна, хотя автоматизация могла бы дать системе новый толчок к улучшению. Workflow тоже пытается это сделать, но явно спотыкается на первом же подступе.

В программе все еще запутанный механизм работы и недостаточно наглядные примеры - в эпоху, когда люди все больше теряют возможность концентрировать свое внимание, это выглядит непростительным пороком. Разобраться в том, какие переменные нужно задавать для созданных последовательностей, поначалу непросто. И несмотря на то, что краткое обучение стало бы отличной инвестицией в дальнейшее время, сэкономленное на рутинных и бесполезных кликах, сложность отпугивает. Мне и самому пришлось немного заставить себя, чтобы детально во всем разобраться. Весь этот процесс максимально усложнила сама Apple, зарубив на корню множество перспективных направлений - самый серьезный удар это, конечно, закрытое API для работы с голосовым вводом. Сколько идей с применением диктовки канули в Лету, не счесть. В данном случае закрытость системы выглядит как откровенная слабость и никакие заверения о защите конфиденциальности данных тут не помогают. Но обходные пути есть - например, интеграция с уже упомянутым IFTTT умножает список доступных возможностей минимум вдвое.

Валерий Климов

Прежде чем перейти к обзору систем workflow ,
необходимо определить некоторые термины, с которыми волей-неволей придется иметь
дело в его пределах.

Самое главное и, как ни странно, трудное понятие - это само
workflow . Вроде бы все ясно, но в объяснениях даже большинство экспертов
обычно сбиваются на примеры (в этом, конечно, нет ничего страшного - попытайтесь
дать четкое определение слову «каламбур»).

Так, недавно наш вице-президент, вернувшись из очередной
зарубежной командировки, был совершенно очарован некоторыми ассоциациями.
Представьте себе человека, стоящего под чудным лозунгом «True workflow »
(наверное, многие смотрели сериал «Настоящие охотники за привидениями» - эта
стильная вывеска имела приблизительно тот же смысл, но только в срезе
workflow ). Когда заинтригованный руководитель поинтересовался у белозубого
великана, что сие означает, тот снисходительно начал рассказывать историю о
чудной вещи, почте, которая служит для передачи информации в другое место. Все
было очень интересно, но непонятным оставалось только одно - а причем здесь
workflow .

Тогда американец в доходчивой форме, взяв ручку и листок
бумаги, разбил это слово на составляющие «work» и «flow» и разъяснил, что работа
делается, а информация пересылается.

Однако следует отметить, что наше понимание workflow
отличается от описанного выше. Оно включает в себя автоматизацию деловых
процессов (полностью или частично), выполняемых на предприятии работ, - от
описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового
процесса): кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного
процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о
необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена
исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уровень
производительность труда сотрудников вашего предприятия.

Естественно, что от одного workflow -продукта к другому
может меняться функционал, позволяющий описывать деловые процессы чрезвычайной
сложности, дополнительные утилиты стыковки с различными программами третьих фирм
(например, с системами управления документами, почтовыми комплексами).

Плюс к вышесказанному хотелось бы добавить, что не стоит
путать продукты workflow и groupware. В последние входят многие почтовые
системы , такие как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых
- обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен
сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации
(заметьте, не электронного архива) и механизмы для определения простых
маршрутов.

Не стоит путать также программы с элементами workflow
(о которых тоже говорится, что в них реализован механизм workflow ),
какой, в частности, является MS Windows Explorer, ведь она осуществляет движение
документов между директориями и даже отдельными компьютерами, с
полнофункциональными одноименными системами .

Основные вопросы

Приводимая ниже градация условная и ни в коем случае не
претендует на абсолют. Данные разделы выделены на основе вопросов клиентов,
которые задавались на семинарах, выставках и частных беседах по этой тематике, и
не являются обособленными, рассматривать их необходимо в комплексе друг с
другом.

Для обзора основных групп workflow -продуктов были
взяты системы , известные широкому кругу отечественных читателей. Это
объясняется, с одной стороны, тем, что разговор об особенностях систем ,
известных только узкому кругу специалистов, будет не понятен и, возможно, не
интересен большей части аудитории, кроме того, подробное исследование
бесконечного множества западных продуктов - не цель данной статьи; а с другой -
тот набор workflow - систем , который будет обсуждаться ниже,
затронет все классы данной ниши программного обеспечения, для того чтобы вы
могли правильно сориентироваться в этом направлении.

Последовательность предлагаемых вопросов характеризует
примерную очередность решаемых проблем в пределах отдельно взятого предприятия в
ходе выбора системы автоматизации деловых процессов. Но это не исключает
возможность изучения материала и, например, с середины, в том случае если,
скажем, некоторые разделы кажутся вам и без того понятными.

Дополнительно хотелось обратить ваше внимание на тот факт,
что процесс комплексной автоматизации предприятия далеко не полностью
исчерпывается вопросом компьютеризации самих деловых процессов.

Систему workflow можно рассматривать как
сердечно-сосудистую, являющуюся одной из основных частей организма. Наряду с
ней, конечно, существует множество органов, не столь значимых, но жизненно
необходимых.

Так, в деловых процессах практически всегда присутствуют
данные (документы, формы, счета и др. информация), для автоматизации обработки
которых и привлекаются workflow - системы . Открытыми остаются
вопросы - где будут храниться эти данные при обработке и хранении информации,
как обеспечить пользователям быстрый и эффективный поиск необходимой информации?
Для этого, как правило, привлекаются специализированные системы
управления документами, составляющие основу электронных архивов предприятий.

Причина внедрения системы

Сегодня практически ни для кого не является секретом тот
факт, что ручное выполнение работ приводит к увеличению общей продолжительности
цикла, что связано с необходимостью поиска дополнительных материалов, которые
помогут более качественно справиться с заданием. Представьте, что эти материалы
кто-то уже забрал, и сотрудник вынужден будет простаивать; временные потери при
переходе работы от одного исполнителя к другому (хорошо, когда у вас имеются
курьеры, в противном случае вы вынуждены самостоятельно относить накопившиеся
бумаги) и, наконец, утрата необходимой информации в процессе коллективной работы
над ней, при которой вся операция повторяется вновь, и практически невозможно
отыскать виновного, естественно, что в этом случае продолжительность
производственного цикла существенно возрастает. Здесь крайним оказывается
человек, ответственный за своевременное исполнение заданий, поручений и
документов, которые циркулируют в пределах отдела, подразделения или целого
предприятия.

Особенно это проявляется в процессах, представляющих собой
множество мелких операций, не предъявляющих повышенных требований в области
творческого отношения к работе, и характерно для тех участков, где смысл работы
сводится к анализу или заполнению определенных граф или пунктов.

А вспомните, какие проблемы возникали при попытках узнать,
что сейчас происходит с конкретным документом, кто с ним уже работал, у кого он
находится и к какому сроку тот должен его обработать? Сколько же сотрудников
необходимо выделять на подобные работы, для получения «оперативной» информации о
состоянии дел на всем предприятии.

Именно для решения данного круга вопросов и предназначены в
первую очередь workflow - системы - описание правил выполнения
заданий и осуществления оперативного управления пользователями и работами.

Чем управлять?

Итак, предварительно ответив на первый вопрос - зачем, мы
плавно переходим к разделу «Чем управлять?». Какими данными будут манипулировать
сотрудники, участвующие в том или ином деловом процессе.

Например, при автоматизации процедуры оформления счетов
клиентам все данные могут быть представлены в виде полей различных типов, а вся
работа будет заключаться в обработке форм - заполнение и редактирование полей,
порядок следования между сотрудниками. При относительной простоте описываемых
деловых процессов здесь наиболее целесообразно воспользоваться системами ,
делающими упор именно на механизм обработки электронных форм, например FormFlow.

Если вам необходимо автоматизировать работу контрактного
отдела, львиную долю которой составляют неструктурированные документы, как-то:
файлы, таблицы, рисунки, здесь уже целесообразнее использовать универсальные
workflow -комплексы, наряду с формализованными данными имеющие также и
расширенные механизмы для операций с простыми файлами (см. табл.1).

Маршрутизация	(Action Technologies)	(ВЕСТЬ АО)

созданных в собственном редакторе
созданных сторонними программными Продуктами
Изображений
Документов

Почтовых сообщений
Других типов данных

Рис.1 Редактор карт ActionWorkflow

Рис.2 Редактор карт WorkRoute II

Рис.3 Редактор карт FormFlow

Средства описания процесса

Практически все workflow - системы имеют в своем
наборе графический редактор маршрутов (или карт деловых процессов). И здесь
фирмы-производители должны довольно тонко уловить ту грань, за которой
реализация возможностей часто становится запутанной или излишне сложной.

Необходимо выделять главную линию при автоматизации. Что
является первоочередным - детальное описание процедуры выполнения работ, т. е.
механизмы описания самого делового процесса, или же средства обработки данных.
Это позволит при неразрешимых вопросах (чего-то не хватает или что-то не
реализуется так, как хотелось бы) поступиться некоторыми требованиями к
функционалу, конечно же, если это не затрагивает ключевых моментов.

Если существующие деловые процессы достаточно сложны (или же
в перспективе вам придется автоматизировать в пределах своего предприятия
каверзные процедуры), скажем нельзя ограничиться понятием последовательной или
параллельной обработки, необходимо множественное назначение участников процесса
на конкретный этап, контроль исполнения и различные уведомления о статусах
выполняемых работ - следует обращать внимание на специализированные workflow - системы ,
предоставляющие больший функционал и возможности по описанию деловых процессов,
нежели продукты, ориентированные на обработку форм (см. табл. 2).

(Action Technologies)		(ВЕСТЬ АО)
Наличие графического редактора карт
Инструментарий

точка входа в карту

Наличие встроенной системы скриптов
Поддержка внутренних переменных карты
Возможность редактирования существующей карты делового процесса или отдельного его этапа
с последующим изменением всех работ, запущенных по данной карте
с последующим изменением конкретных работ, запущенных по данной карте
с последующим изменением всех вновь запускаемых по данной карте работ
Наличие графического редактора форм
Наличие службы обмена сообщениями

Кто управляет выполнением работ?

Фактор, определяющий дополнительные требования к системе .
Кто управляет заданиями - люди или внешние программные компоненты. Так, в
подавляющем большинстве внедрений workflow - систем ответственность
по выполнению работ и принятию решений будет возложена на человека. Главной
целью подобных шагов является вполне объяснимое желание производить больший
объем работ меньшими ресурсами, заметьте, при высоком качестве.

Однако в последнее время появляется все больше областей
применения workflow - систем и для решения различных задач
технологического плана, где не столько необходимо само выполнение работы (с этим
справляются специальным образом написанные высокоинтеллектуальные программные
модули, включающие необходимую аналитику для качественного принятия решений),
сколько информация о наличии работы, история ее выполнения и дальнейший маршрут
прохождения - а это ничто иное как карта делового процесса.

Например, ставится задача автоматизации массового ввода
бумажных документов в информационную систему . Здесь возможно различное
представление формата хранимых в системе документов, что зависит от
конкретных условий, которые выдвигает предприятие, предполагающее внедрение
комплекса поточного ввода документов с бумажных носителей (не будем лукавить,
это прежде всего ввод большого количества различного рода бумажных форм:
платежных поручений для банков, деклараций для налоговых инспекций и таможенных
служб, анализ результатов голосований и т. п.). Так вот, в зависимости от
требований предприятия, информация может храниться в виде образа, или же
отдельные поля должны быть распознаны и помещены в определенные поля базы
данных. Другими словами, при необходимости возможна различная настройка линии
массового ввода: сканирование - предварительная обработка изображения -
распознавание печатных символов - распознавание рукописного текста - проверка
правильности распознавания полей (т. е. валидация) - запись отдельных полей в БД
- пересылка документа (распознанного или образа, а может быть, и обоих в
электронный архив). Здесь был приведен один из вариантов реализации процедуры
массового ввода бумажных документов.

Но каким образом должны следовать операции друг за другом,
какие из них необходимы, что будет происходить с документом, когда на одном из
этапов обработки система выдает ошибку - как раз этот сценарий и
описывается картой делового процесса. В таком процессе практически все операции
будут выполняться программными средствами: сканирование, распознавание,
валидация, сохранение в архив. Лишь незначительная часть работ, возможно, будет
поручена человеку - это загрузка новой порции документов в лоток и служба
оператора, необходимая в том случае, когда система не может однозначно
определить правильность выполнения той или иной операции.

Буквально пару слов стоит сказать о назначении сотрудников на
работы. Практически все workflow -продукты поддерживают либо персональное
назначение на выполнение этапа (например Иванов И. И.), либо по ролям (по
группам) - допустим бухгалтерия.

Даже самый поверхностный анализ такого распределения не
выдерживает никакой критики. Положим, тот же Иванов И. И. является исполнителем
на 5 этапах разных деловых процессов, с определенной интенсивностью к нему
поступают работы, на выполнение которых отводится конкретный срок. Каким образом
определялся этот срок - с учетом того, что сотрудник одновременно должен будет
выполнять несколько работ или же только одну. Другой вариант, когда сотрудник
назначен на один этап со сроком исполнения 2 часа. Теперь к нему на обработку
начинают приходить работы, интенсивность потока которых может меняться, к
примеру, в зависимости от времени дня. Таким образом у него может оказаться
одновременно несколько работ по данной карте, и все со сроком исполнения 2 часа,
но требуемое время выполнения работы пересчитывается в момент прихода задания и
передачи его конкретному сотруднику, что повлечет за собой большое количество
просроченных работ на этапе, ведь сотрудник не в состоянии выполнить несколько
работ одновременно.

Во второй половине 90-х годов появились так называемые
интеллектуальные workflow - системы (к числу которых можно смело
отнести WorkRoute II - детище компании ВЕСТЬ АО), которые в отличие от своих
предшественниц могут назначить на исполнение конкретной работы наименее
загруженного сотрудника отдела.

Теперь случай, приводимый выше, будет выглядеть следующим
образом - работы поступили на этап, сотрудник выполняет одну из них. Пока он не
завершит работу над ней, ему не будут назначены другие по данному маршруту, что
позволит лицам, отвечающим за данный этап, вовремя проанализировать трафик
прохождения работ через него и, при необходимости, назначить дополнительных
сотрудников или их группы на это задание.

Другой вариант, когда из числа сотрудников, которые являются
потенциальными исполнителями на этапе, работа должна быть направлена наименее
загруженному из них. Здесь на этапе уже не будет «висячих» работ, для которых
нет исполнителя, все они будут распределены по сотрудникам.

Тем самым гарантируется дополнительная возможность более
четкого прогнозирования и равномерного распределения загрузки специалистов как
отдельных отделов, так и предприятия в целом, задействованных на выполнение
различных работ, которые находятся под управлением workflow - системы
(см. табл. 3).

ActionWorkflow (Action Technologies)		(ВЕСТЬ АО)
Адресация заданий
отдельному пользователю
списку пользователей

списку групп
списку групп и пользователей
Возможность интеллект-ного назначения на этап
взять себе все
по заданному алгоритму
взять себе одну
назначить наименее загруженного

Где происходит выполнение работ?

Пожалуй, один из самых важных моментов, на который следует
обратить внимание при выборе системы , - это насколько тот или другой
продукт отвечает «территориальным» особенностям вашей организации. Одно дело,
когда все сотрудники находятся в одном здании (или в пределах локальной сети), и
совсем другое, когда часть подразделений или филиалов предприятия расположены в
разных городах - здесь первоочередным является вопрос поддержки распределенного
режима управления процессами.

Локальная сеть - это в данном срезе самый простой случай
организации взаимодействия сотрудников предприятия. Все данные, относящиеся к
деловым процессам (документы, исполнители, времена, истории и т. п.), находятся
в одном месте (возможно, даже на одном компьютере - сервере), и все проблемы,
связанные с тем, чтобы каждый пользователь получал необходимую информацию по
работам, возлагаются на сетевую операционную систему . Это либо в чистом
виде локальная сеть, или локальная сеть с удаленными пользователями, которые
могут получить доступ в режиме on-line к серверной машине. Главным достоинством
этой схемы является работа пользователей с актуальной информацией, ведь все
данные находятся в одном месте.

Удаленные площадки (распределенная система ). Следующая
проблема в этом направлении - это устойчивость и пропускная способность каналов
связи. Если у вас имеются прекрасные выделенные линии (скажем 64 Кбит), тогда
все тревоги ложны, и мы приходим к некоему аналогу локальной вычислительной
сети, поскольку все сетевые операционные системы , присутствующие на
рынке, поддерживают удаленный доступ (Remote Access).

На грешной земле, однако, в большинстве случаев имеется
только почта, и здесь возможны несколько вариантов совместной работы.

Первый - это вариант распределенных филиалов и подразделений,
которые наряду с распределенными задачами управления на глобальном уровне
компании могут использовать систему для автоматизации своих локальных
деловых процессов, те же, в свою очередь, могут входить как составные части в
распределенные деловые процессы.

Второй - вариант удаленного расположения сотрудников, которые
с помощью электронной почты должны получать информацию по работам. Естественно,
что в данной модели всегда будет присутствовать запаздывание информации на
интервал, предусмотренный для квантования между различными удаленными
площадками, объединенными в глобальный комплекс управления.

Здесь также стоит отметить и другой возможный вариант
синхронизации информации между различными площадками - on-line connect,
заметьте, не постоянный (реализация чего влечет за собой довольно существенные
финансовые издержки), а кратковременный, необходимый только на время передачи
кванта информации о работах между удаленными подразделениями, после которой он
разрывается до следующего сеанса связи.

Мобильные пользователи. В последнее время все чаще необходима
поддержка мобильных пользователей. В чем же суть понятия «мобильный
пользователь» (мобильный клиент)? Все очень просто - это возможность сотрудника
взять предназначенные для него работы и относящуюся к ним информацию на
переносной (мобильный) компьютер и, находясь вне предприятия, без наличия
каких-либо каналов передачи информации, заниматься вопросами, требующими
оперативного решения. Те данные, с которыми работает мобильный пользователь,
будут заблокированы от изменений в основной системе до тех пор, пока он
не снимет блокировку по возвращению из командировки в офис или по телефонным
каналам посредством модема.

Доступ через WWW. Середина 90-х годов отмечена буквально
шквальным ростом интереса компаний к Internet/intranet/Extranet-технологиям,
который вынудил практически всех производителей продуктов для коллективной
работы реализовать еще одну возможность получения информации - через стандартный
браузер Web, что бесспорно позволит упростить администрирование, с одной
стороны, и работу для пользователей, которые при этом должны будут работать
только с универсальной оболочкой - навигатором по информационной паутине, с
другой.

Достаточно велико количество компаний-производителей, которые
ограничились вариантом своих workflow - систем только для
Web-технологий, что ни в коем случае нельзя рассматривать как недостаток,
скорее, это линия продуктов для предприятий, которые всю свою работу решили
строить только на ее основе. Если же у вас присутствуют смешанные технологии на
предприятии или же Internet используется, как среда для работы удаленных
пользователей, то стоит уделить внимание наличию Web-шлюза к поставляемой
workflow - системе (см. табл. 4).

(Action Technologies)		(ВЕСТЬ АО)
Поддержка распределенности
доступ on-line

магнитные носители
Поддержка мультисерверности
Наличие мобильного клиента
Реализация доступа через Internet

Продолжительность выполнения

Данный пункт пересекается с характером процессов,
автоматизацию которых вы желаете выполнить. В зависимости от их типа
продолжительность выполнения может варьироваться от нескольких минут, обработка
входящей корреспонденции, до нескольких месяцев или лет, как, например, при
работе с долгосрочным контрактом или заказом.

Сложность описания существующих процессов

Как уже отмечалось выше, любая серьезная и уважающая себя
workflow - система имеет в своем инструментарии графический редактор
карт деловых процессов (называться они могут по-разному, но предназначены для
одного - определения сценариев взаимодействия сотрудников при выполнении ими
различных работ).

Данный вопрос имеет две стороны.

Во-первых, наличие у продукта достаточного инструментария для
того, чтобы описать все многообразие взаимодействия сотрудников вашего
предприятия. Здесь продукты можно разделить на категории по уровню использования
системы встроенных скриптов. Иными словами, или вы используете
графические элементы для создания сценария, или же большую часть маршрута
достраиваете на уровне скриптов, что является далеко не самой радужной
перспективой в случае необходимости изменения карты делового процесса на этапе
становления предприятия, или же по причине структурной реорганизации.

И, во-вторых, - это принципиальная возможность формализовать
деловой процесс с тем, чтобы затем описать сценарий его выполнения. Под
формализацией процесса в данном контексте понимается возможность выделения
устойчивых участков исполнения работ, которые повторяются из раза в раз - так
называемая жесткая маршрутизация (см. табл. 5).

(Action Technologies)		(ВЕСТЬ АО)
Наличие встроенных механизмов:
контроля исполнения работы на этапе
уведомлений о нарушении сроков
уведомлений о выполнении этапа
задать вопрос
Поддержка свободной маршрутизации на этапе

Сложность интеграции с другими комплексами

Мы подошли к очень интересной проблеме возможности интеграции
в общий комплекс всех имеющихся у вас в наличии программных средств. Например, у
вас есть система управления кадрами, бухгалтерский комплекс или другое
программное обеспечение, которое приобреталось в разное время по различным
причинам, начиная с производственных требований и заканчивая наличием свободных
денежных средств или же просто необходимостью установить на компьютер хоть
что-нибудь отличное от игрушек. И теперь перед вами стоит задача создания
единого информационного пространства. Для этого необходимым условием является
наличие открытого программного интерфейса (API) у workflow - системы
и тех программных модулей, которые предполагается интегрировать друг с другом.

Здесь все системы по степени предполагаемого
использования программных интерфейсов для нормального функционирования
комплексов можно разделить на несколько групп.

Инструментальные системы . Как правило, поставляется
только ядро системы и открытый API к нему с инструкцией по его
использованию. В этом случае отделу информатики предприятия или же
компаниям-интеграторам придется приложить определенные усилия с тем, чтобы на
базе поставляемого ядра реализовать выполнение автоматизируемых деловых
процессов (ярким представителем данного класса систем является
ActionWorkflow компании Action Technologies).

Комбинированные - это универсальные программные комплексы,
которые позволяют в довольно широких пределах с помощью имеющегося
инструментария построить системы управления деловыми процессами (Staffware,
WorkRoute II). Они могут рассматриваться и как законченные системы :
инструментальными средствами описываются деловые процессы, создаются формы
обработки информации, после чего все начинает работать (пока мы не касаемся
вопроса сложности использования того или другого продукта); а некоторые
(например WorkRoute II с удобным внешним программным интерфейсом) еще и как
интегрирующие модули, на базе которых будут создаваться системы ,
ориентированные на управление деловыми процессами. Так, сущность любого
управления заключается в том, кто, что, в какой последовательности и в течение
какого времени должен выполнить, а это ничто иное как карта делового процесса.
При этом пользователи могут обмениваться информацией произвольного формата - от
простых документов до специфических полей в базе данных (если под информацией в
пределах конкретного процесса понимается, в частности, бухгалтерская проводка).
И когда создается финансовая система , то технологически вся обработка
данных должна строиться на двух китах. Первый - это движение информации, за что
отвечает workflow -модуль; и второй - это аналитическая часть, характерная
для конкретных рабочих мест и отвечающая за обработку информации теми или иными
сотрудниками, задействованными в едином деловом процессе.

Самодостаточные системы . Это большие, сложные
комплексы (например R/3 или SAAB), включающие в себя множество различных модулей
(общий отдел, склад и т. п.), внедрение которых на предприятии заключается в
тщательной настройке множества параметров, что влечет за собой довольно большие
временные и материальные издержки при установке и настройке систем такого
рода, не говоря уже о стоимости самого продукта. Хотя, справедливости ради,
стоит отметить, что даже они в настоящее время стали предоставлять к продуктам
программные интерфейсы, которые позволяют осуществлять интеграцию с продуктами
третьих фирм, специализирующихся в узких областях (так, та же система R/3
теперь для управления работой с неструктурированными документами может
использовать систему управления документами DOCS Open компании PC DOCS -
лидера на мировом рынке в данной области).

Этот вопрос напрямую перекликается с проблемой привлечения
сторонних компаний для внедрения комплекса или, с течением времени, возможной
его перенастройкой. В подобной классификации группы I и III, как правило,
требуют участия внешних представителей - одни из-за сложности настройки, другие
- в связи с необходимостью привлечения дорогостоящих высококвалифицированных
программистов, которые не входят в штат большинства предприятий.

Рабочие платформы

В данном аспекте полезно проанализировать дополнительные
программные (а иногда и аппаратные) компоненты, которые должны присутствовать в
сети и на рабочих станциях у пользователей для нормального функционирования
комплекса. Эти особенности необходимо учитывать при анализе стоимости решения и
требований к надежности хранения информации и быстродействию. Естественным
желанием является максимальным образом использовать уже имеющееся сетевое
окружение для создания работающего комплекса - в идеале покупается только то,
что называется workflow - системой .

Здесь существуют ярко выраженные полюсные реализации.

Решения, базирующиеся на почтовых системах (в нашем
обзоре это FormFlow). Для работы таких комплексов необходимо приобрести почтовую
систему из списка поддерживаемых, и в дальнейшем при работе с такими
продуктами пользователи не должны смущаться аббревиатурами (например, чтобы
направить задание Иванову И. И., сотрудник должен будет набрать нечто, похожее
на электронный адрес исполнителя, скажем [email protected] - не правда ли,
оригинально?) и присущими им скудными возможностями операций коллективной работы
- у одних продуктов они вообще отсутствуют, у других же либо чрезвычайно сложны,
либо крайне ограничены.

Системы, использующие для работы SQL Server (остальные
продукты обзора). Основная информация по выполняемым работам (а также по
заданиям) - история выполнения работ, журнал действий сотрудников, находится в
базе данных на SQL Server, что гарантирует высокую производительность комплекса,
надежную защиту данных от взломов и аварийных ситуаций, например выключение
электричества. Как правило, все «стопроцентные» workflow -решения
относятся именно к этой группе продуктов.

Данная особенность позволяет сразу же оценить имеющийся у вас
на предприятии в наличии компьютерный парк, что, при удачном выборе системы
управления, даст возможность без промедления приступить к ее внедрению (см.
табл. 6).

(Action Technologies)		WorkRoute II (ВЕСТЬ АО)
Сетевые ОС	MS Windows NT	Unix	Unix Novell NetWare	Unix Novell NetWare
Поддерживаемые SQL Server	MS SQL Server	MS SQL Server Informix	MS SQL Server SYBASE SQL Server SYBASE SQL Anywhere Watcom SQL Server
Клиент	MS Windows NT Workstation MS Windows 95	MS Windows NT Workstation MS Windows 3.х Character terminals	MS Windows NT Workstation MS Windows 95	MS Windows 3.1 и выше MS-DOS 3.1 и выше
Интеграция С почтовыми Системами	MS Mail MS Exchange	MS Mail Lotus Notes Mail	MS Mail MS Exchange	MS Mail Lotus Notes Mail

Средства управления выполнением работ

Наверное, мечтой любого руководителя, но практически
несбыточной идиллией являются исполнительность и трудолюбие персонала. К этому
автоматически прибавляется контроль исполнительской дисциплины и анализ хода
выполнения работ (как говорится -доверяй, но проверяй). На сколько бы не были
исполнительны и добросовестны ваши сотрудники, они все-таки люди, а людям
свойственно ошибаться и забывать, что может происходить отнюдь не по
забывчивости последних, а, например, по причине большого объема выполняемых
работ и поручений.

Поэтому при выборе системы важная характеристика -
наличие механизмов контроля исполнения и различных уведомлений: о выполнении
задания, о приближении контрольного срока, о нарушении предельного времени на
этапе и т. п., которые вовремя напомнят пользователям системы , кому, что
и к какому сроку им необходимо сделать.

С другой стороны, нужно соответствующим сотрудникам или их
группам, отвечающим за отдельные этапы, дать возможность управлять работами
согласно имеющимся у них правам доступа (см. табл. 7).

(Action Technologies)		(ВЕСТЬ АО)
Определение прав доступа к этапу
просматривать работы
выполнять работы
приостанавливать работы
возобновлять работы
прерывать работы
удалять работы
добавлять документы к работе
Возможность динамического изм. срока исполнения на этапе
Возможность динамического изменения срока исполнения конкретной работы на этапе
Возможность динамической замены исполнителя конкретной работы на этапе
Ведение истории выполнения работ

Кто будет заниматься установкой и настройкой системы

Нужно отметить, что установка, настройка, внедрение и
сопровождение подобного рода систем задача далеко не ординарная, как и
все то, что предполагает коллективную работу сотрудников (для примера вспомните,
как вы устанавливали сетевой вариант MS Word).

Дополнительно хочется сказать о возможности предварительного
обследования предприятия с целью создания оптимальной модели управления, потому
что система управления, существовавшая ранее в большинстве отечественных
организаций, создавалась, как правило, еще тогда, когда люди не догадывались о
том, что такое персональный компьютер. Почему-то вовсю трубят о том, что на
многих предприятиях производственный комплекс изношенный или морально
устаревший, но мало кто вспоминает о том, что такому же старению и износу
подвергается система управления предприятием, особенно в непростые
времена, которые переживает сейчас наша экономика. Старые механизмы в новых
условиях дают то, что называется хаосом (а хаос, как известно, невозможно
автоматизировать).

Поэтому очень важно, после того как вы уже сделали свой выбор
в пользу конкретного продукта автоматизации выполнения деловых процессов,
получить всю необходимую помощь в лице одной компании, которая по вашему желанию
предоставит и консалтинговые услуги по обследованию предприятия, настроит и
внедрит на нем нужные программно-аппаратные модули, обучит сотрудников работать
с комплексом и, конечно же, никогда не оставит вас с глазу на глаз с
возникающими в процессе эксплуатации системы проблемами.

Именно такой спектр задач решает компания ВЕСТЬ АО, высоко
поднимая флаг системного интегратора в области комплексной автоматизации
производственной деятельности.

В заключение хотелось бы сказать, что при выборе комплекса
автоматизации управления деловыми процессами необходимо помнить о перспективах
развития вашего предприятия, что может быть сопряжено с ростом требований к
системе , и если этого не учесть, или же не спрогнозировать на этапе выбора,
тогда впоследствии можно столкнуться с очень неприятной и тяжелой процедурой
перехода на новый продукт, или же, что является крайне нежелательным,
функционированием и сопровождением нескольких продуктов определенного
направления в пределах одного предприятия.

Не забывайте, что нельзя экономить на вещах, которые будут
использоваться вами повседневно - скупой платит дважды. Но и выкладывать лишние
деньги совсем не обязательно. Многообразие workflow -продуктов, которое
появилось сейчас на нашем рынке, укрепляет веру в то, что каждый сможет получить
для себя наиболее выгодное решение.